Manual PAIA

1. DEFINICIONES

2. INTRODUCCIÓN

El presente Manual se elabora de conformidad con la PAIA, que da efecto al Artículo 32 de la Constitución de la República de Sudáfrica. El Artículo 32 establece que toda persona tiene derecho de acceso a:

• cualquier información en poder del estado; y
• cualquier información en poder de otra persona que sea necesaria para el ejercicio o la protección de cualquier derecho.

El propósito de la PAIA es fomentar una cultura de transparencia y rendición de cuentas tanto en los organismos públicos como en los privados, dando efecto a este derecho, y promover activamente una sociedad en la que el pueblo de Sudáfrica tenga acceso efectivo a la información.

YWO (Pty) Ltd («YWO», «la Compañía», «nosotros» o «nos») es una sociedad privada registrada en la República de Sudáfrica, autorizada y regulada por la Financial Sector Conduct Authority («FSCA») bajo la licencia de Proveedor de Servicios Financieros («FSP») n.º 54357 en relación con la prestación de servicios de intermediación en conexión con productos derivados. La Compañía opera bajo la Financial Advisory and Intermediary Services Act 37 of 2002 («FAIS»), según enmendada y en vigor en cada momento.

A los efectos de la PAIA y la POPIA, YWO se clasifica como un Organismo Privado según se define en el Artículo 1 de la Ley.

El presente Manual ha sido elaborado para cumplir con el Artículo 51 de la PAIA y las disposiciones pertinentes de la POPIA, y debe revisarse anualmente o cuando se produzcan cambios sustanciales en la estructura u operaciones de la Compañía.

3. PROPÓSITO DE ESTE MANUAL

Este Manual PAIA es útil para que el público pueda

3.1. consultar las categorías de registros en poder de un organismo que están disponibles sin que una persona tenga que presentar una solicitud formal en virtud de la PAIA;

3.2. tener una comprensión suficiente de cómo realizar una solicitud de acceso a un registro del organismo, mediante una descripción de los asuntos sobre los que el organismo mantiene registros y las categorías de registros mantenidos sobre cada asunto;

3.3. conocer la descripción de los registros del organismo que están disponibles de conformidad con cualquier otra legislación;

3.4. acceder a todos los datos de contacto pertinentes del Information Officer y del Deputy Information Officer que asistirán al público con los registros a los que pretende acceder;

3.5. conocer la descripción de la guía sobre cómo utilizar la PAIA, según la actualiza el Regulador, y cómo obtener acceso a ella;

3.6. saber si el organismo procesará información personal, el propósito del procesamiento de la información personal y la descripción de las categorías de titulares de los datos y de la información o categorías de información relacionadas con ellos;

3.7. conocer la descripción de las categorías de titulares de los datos y de la información o categorías de información relacionadas con ellos;

3.8. conocer los destinatarios o categorías de destinatarios a quienes puede suministrarse la información personal;

3.9. saber si el organismo tiene previsto transferir o procesar información personal fuera de la República de Sudáfrica y los destinatarios o categorías de destinatarios a quienes puede suministrarse la información personal;

3.10. saber si el organismo cuenta con medidas de seguridad apropiadas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información personal que se va a procesar.

4. DATOS DE CONTACTO CLAVE PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN DE LA COMPAÑÍA

Razón social YWO (PTY) LTD Número de constitución 2024/339763/07 Licencia FSP 54357 Dirección registrada y postal 29 First Avenue East, Parktown North, Johannesburg, Gauteng, 2193, South Africa Information Officer Priyesh Sathdav Deputy Information Officer Seth Michael Baring Pemberton Dirección de correo electrónico support@ywo.com

5. GUÍA SOBRE CÓMO UTILIZAR LA PAIA Y CÓMO OBTENER ACCESO A LA GUÍA

5.1. El Regulador, en términos del artículo 10(1) de la PAIA, según enmendada, ha actualizado y puesto a disposición la Guía revisada sobre cómo utilizar la PAIA («Guía»), en una forma y manera fácilmente comprensibles, según pueda requerirlo razonablemente una persona que desee ejercer cualquier derecho contemplado en la PAIA y la POPIA.

5.2. La Guía está disponible en cada uno de los idiomas oficiales y en braille.

5.3. La citada Guía contiene la descripción de-

5.3.1. los objetivos de la PAIA y la POPIA;

5.3.2. la dirección postal y física, el número de teléfono y de fax y, si está disponible, la dirección de correo electrónico de-

• el Information Officer de cada organismo público, y
• cada Deputy Information Officer de cada organismo público y privado designado en términos del artículo 17(1) de la PAIA y del artículo 56 de la POPIA;

5.3.3. la manera y forma de una solicitud de-

• acceso a un registro de un organismo público contemplado en el artículo 11 (1) de la PAIA; y
• acceso a un registro de un organismo privado contemplado en el artículo 50 (1) de la PAIA;

5.3.4. la asistencia disponible por parte del IO de un organismo público en términos de la PAIA y la POPIA;

5.3.5. la asistencia disponible por parte del Regulador en términos de la PAIA y la POPIA;

5.3.6. todos los recursos legales disponibles respecto de un acto u omisión en relación con un derecho o deber conferido o impuesto por la PAIA y la POPIA, incluida la manera de presentar-

• una apelación interna;
• una reclamación ante el Regulador; y
• una demanda ante un tribunal contra una decisión del information officer de un organismo público, una decisión sobre una apelación interna o una decisión del Regulador o una decisión del responsable de un organismo privado;

5.3.7. las disposiciones de los artículos 14(1) y 51 (1) de la PAIA que exigen a un organismo público y a un organismo privado, respectivamente, compilar un manual, y cómo obtener acceso a un manual;

5.3.8. las disposiciones de los artículos 15(1) y 52(1) de la PAIA que prevén la divulgación voluntaria de categorías de registros por parte de un organismo público y un organismo privado, respectivamente;

5.3.9. los avisos emitidos en términos de los artículos 22 (1) y 54 (1) de la PAIA relativos a las tasas a pagar en relación con las solicitudes de acceso; y

5.3.10. los reglamentos dictados en términos del artículo 92 (1) de la PAIA.

5.4. Los miembros del público pueden inspeccionar o hacer copias de la Guía en las oficinas de los organismos públicos y privados, incluida la oficina del Regulador, durante el horario laboral normal

5.5. La guía también puede obtenerse-

• Previa solicitud al Information Officer, utilizando el «Form 01» prescrito disponible en el sitio web del Regulador en la subsección «Forms» https://inforegulator.org.za/paia/ y
• Directamente del Regulador, a través de su sitio web en la subsección «Forms» https://inforegulator.org.za/paia/ utilizando el «Form 01»

6. CATEGORÍAS DE REGISTROS DE YWO QUE ESTÁN DISPONIBLES SIN QUE UNA PERSONA TENGA QUE SOLICITAR ACCESO

Cómo Acceder a Estos Registros:

• Acceder directamente desde el sitio web de la Compañía: https://ywo-za.com/
• O solicitar una copia por correo electrónico a: support@ywo.com

7. REGISTROS DISPONIBLES EN VIRTUD DE OTRA LEGISLACIÓN

YWO está sujeta a, y conserva registros en cumplimiento de, entre otras, las siguientes leyes:

• Companies Act, 71 of 2008
• Financial Advisory and Intermediary Services Act, 37 of 2002
• Financial Sector Regulation Act, 9 of 2017
• Financial Intelligence Centre Act, 38 of 2001
• Protection of Personal Information Act, 4 of 2013
• Basic Conditions of Employment Act, 75 of 1997
• Labour Relations Act, 66 of 1995
• Employment Equity Act, 55 of 1998
• Occupational Health and Safety Act, 85 of 1993
• Income Tax Act, 58 of 1962
• Unemployment Insurance Act, 63 of 2001
• Value-Added Tax Act, 89 of 1991
• Compensation for Occupational Injuries and Diseases Act, 130 of 1993
• Skills Development Act, 97 of 1998
• Prevention of Organised Crime Act, 121 of 1998
• Electronic Communications and Transactions Act, 25 of 2002

Nota: Aunque YWO ha hecho sus mejores esfuerzos por proporcionar una lista completa de la legislación aplicable, esta lista puede no ser exhaustiva. Siempre que llegue a conocimiento de la Compañía que la legislación existente o nueva permite a un solicitante el acceso a registros sobre una base distinta de la PAIA, este Manual se actualizará en consecuencia. Los solicitantes deben especificar el derecho legislativo invocado para permitir que el Information Officer considere la solicitud a la luz del mismo.

8. DESCRIPCIÓN DE LOS ASUNTOS SOBRE LOS QUE YWO MANTIENE REGISTROS Y CATEGORÍAS DE REGISTROS MANTENIDOS SOBRE CADA ASUNTO

De conformidad con el Artículo 51(1)(e) de la PAIA, YWO mantiene los siguientes asuntos y categorías de registros. No obstante, debe tenerse en cuenta que el acceso a estos registros no está garantizado automáticamente. Cada solicitud se considerará según sus propios méritos y se evaluará de conformidad con las disposiciones de la PAIA y cualquier otra legislación aplicable.

9. PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL

9.1. Propósito del Procesamiento de Información Personal

YWO procesa la información personal de forma lícita y de una manera razonable, pertinente y no excesiva. La Compañía procesa información personal para fines que incluyen:

• Operación y análisis del sitio web;
• Respuesta a consultas;
• Distribución de boletines informativos (cuando se otorga el consentimiento);
• Actividades de marketing permitidas por la ley;
• Obligaciones legales y de cumplimiento.

Más detalles sobre el procesamiento se establecen en la Política de Privacidad y Cookies de la Compañía, disponible en https://ywo-za.com/

YWO no procesa información de identificación, verificación, onboarding o trading de clientes.

9.2. Descripción de las Categorías de Titulares de los Datos y de la Información Relacionada con Ellos

9.3. Destinatarios o Categorías de Destinatarios a quienes puede Suministrarse la Información Personal

La Compañía puede divulgar su Información Personal a las siguientes categorías de destinatarios, estrictamente sobre la base de la necesidad de conocer y para fines comerciales o legales legítimos.

• Proveedores de servicios y asesores especializados que hayan sido contratados para prestar servicios administrativos, legales, financieros, fiscales, de cumplimiento, de seguros, de TI, de análisis, de marketing, de investigación, de ciberseguridad u otros servicios profesionales;
• Autoridades u organismos regulatorios, estatutarios, policiales o gubernamentales cuando la divulgación sea exigida por ley o reglamento;
• Proveedores externos que apoyan la operación del sitio web, los sistemas y las herramientas de comunicación de la Compañía;
• Organizaciones involucradas en la prestación de servicios de alojamiento, almacenamiento en la nube, análisis de datos y monitoreo de tráfico;
• Empresas de investigación de mercado que asisten a la Compañía con actividades de análisis o de evaluación de servicios;
• El Information Regulator o cualquier autoridad supervisora según lo exija la POPIA u otra legislación aplicable;
• Cualquier parte a quien se requiera la divulgación para hacer cumplir o aplicar nuestros términos, cumplir con obligaciones contractuales o legales, o proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de la Compañía, sus empleados o el público;
• Cualquier entidad o asesor involucrado en una posible venta, transferencia, reestructuración o adquisición de la totalidad o una parte de los activos o del negocio de la Compañía;
• Cualquier tercero cuando usted haya dado su consentimiento para dicha divulgación;
• Cualquier persona legalmente autorizada por usted

Nos esforzamos por divulgar a estos terceros únicamente la Información Personal mínima necesaria para que cumplan sus obligaciones contractuales con la Compañía y estrictamente sobre la base de la necesidad de conocer. Todos los proveedores de servicios externos tienen prohibido utilizar o compartir la Información Personal para cualquier fin distinto de la prestación de servicios a la Compañía y están contractualmente vinculados por obligaciones de confidencialidad y de protección de datos aplicables.

9.4. Flujos Transfronterizos Previstos de Información Personal

Cuando la Información Personal se transfiera, almacene o procese fuera de la República de Sudáfrica, la Compañía se asegurará de que dichas transferencias cumplan con el Artículo 72 de la POPIA. La Compañía solo transferirá Información Personal a terceros en jurisdicciones extranjeras que proporcionen un nivel adecuado de protección de datos, o cuando existan salvaguardas contractuales u otras salvaguardas apropiadas.

Cualquier transferencia transfronteriza de Información Personal se limitará a lo necesario para funciones comerciales lícitas, alojamiento del sitio web, análisis o requisitos regulatorios. Todas estas transferencias están sujetas a salvaguardas técnicas, contractuales y organizativas adecuadas para garantizar que la Información Personal permanezca adecuadamente protegida en todo momento.

9.5. Medidas de Seguridad de la Información

YWO implementa medidas técnicas y organizativas razonables y apropiadas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información personal. Estas incluyen, entre otras:

• Sistemas de control de acceso y de autenticación de usuarios;
• Cortafuegos, protección antivirus y antimalware;
• Cifrado de datos y procedimientos seguros de copia de seguridad;
• Acceso físico restringido a los sistemas de información;
• Monitoreo regular, pruebas de seguridad y formación del personal; y
• Procesos de respuesta a incidentes y de notificación de violaciones de datos.

10. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR ACCESO A LOS REGISTROS

10.1. Quién Puede Solicitar Acceso

En términos del Artículo 50 de la PAIA, un solicitante (persona física o jurídica) tiene derecho a solicitar acceso a cualquier registro de un organismo privado si:

• El registro es necesario para el ejercicio o la protección de cualquier derecho;
• El solicitante cumple con los requisitos procedimentales establecidos en la PAIA; y
• El acceso no se deniega por ninguno de los motivos enumerados en el Capítulo 4 de la Ley.

10.2. Cómo Presentar una Solicitud

Las solicitudes de acceso deben realizarse utilizando el «Form 02» prescrito, que puede encontrarse en el sitio web del Regulador en la subsección «Forms» https://inforegulator.org.za/paia/ y dirigirse al Information Officer. Las solicitudes pueden presentarse mediante entrega en mano, correo postal o correo electrónico a los datos de contacto proporcionados en la Sección 4 de este Manual.

10.3. Forma y Contenido de la Solicitud

El solicitante debe:

• Identificar claramente el o los registros solicitados;
• Indicar la forma de acceso requerida (inspección, copia impresa, correo electrónico, etc.);
• Especificar la dirección postal o de correo electrónico para la correspondencia;
• Indicar el derecho que se ejerce o protege y explicar por qué el registro es necesario para tal fin;
• Proporcionar prueba de identidad (copia certificada de un documento de identidad o documentos de registro de la empresa, si corresponde); y
• Pagar la tasa de solicitud prescrita (si corresponde).

10.4. Plazo de Respuesta

La Compañía responderá dentro de los 30 días calendario a partir de la recepción de una solicitud debidamente completada. Si se requiere tiempo adicional debido a la naturaleza o el volumen de la solicitud, podrá comunicarse por escrito al solicitante una prórroga de hasta otros 30 días.

10.5. Notificación de la Decisión El Information Officer notificará al solicitante por escrito si:

• La solicitud ha sido concedida (y cualquier tasa de acceso a pagar); o
• La solicitud ha sido denegada (y las razones de la denegación, incluidas las referencias a las disposiciones pertinentes de la PAIA).

10.6. Motivos de Denegación

Las solicitudes pueden denegarse lícitamente por uno o más de los siguientes motivos, según se establece en los Artículos 62–70 de la PAIA:

• Protección de la información personal de terceros;
• Protección de la información comercial o financiera confidencial de terceros;
• Protección de secretos comerciales o propiedad intelectual;
• Protección de la seguridad de las personas o de los bienes;
• Protección de registros privilegiados frente a su presentación en procedimientos judiciales; o
• Si la solicitud es manifiestamente frívola, vejatoria o implica una desviación irrazonable de recursos.

10.7. Notificación a Terceros

Cuando una solicitud involucre información relativa a un tercero, la Compañía debe notificar al tercero afectado en términos del Artículo 71 de la PAIA, dentro de los 21 días posteriores a la recepción de la solicitud, dándole la oportunidad de formular alegaciones sobre si el registro debe divulgarse.

11. TASAS

Las tasas son pagaderas de conformidad con las Regulations Relating to the Promotion of Access to Information, 2021, emitidas por el Minister of Justice and Correctional Services.

12. RECURSOS DISPONIBLES EN CASO DE DENEGACIÓN

Si una solicitud de acceso es denegada o se considera denegada (sin respuesta dentro del plazo prescrito), el solicitante puede:

12.1. Presentar una Reclamación Presentar una reclamación por escrito ante el Information Regulator de conformidad con el Artículo 77A de la PAIA, utilizando el formulario de reclamación prescrito disponible en inforegulator.org.za/complaints/

12.2. Acudir a los Tribunales Alternativamente, el solicitante puede acudir a un tribunal de jurisdicción competente para obtener reparación en virtud del Artículo 78 de la PAIA, tras agotar los recursos internos.

Todas las reclamaciones y apelaciones deben presentarse dentro de los 180 días siguientes a la notificación de la decisión.

13. DISPONIBILIDAD DEL MANUAL

Este Manual está disponible para su inspección o descarga de la siguiente manera:

• En el sitio web de la Compañía: https://ywo-za.com/
• En el domicilio social de YWO durante el horario comercial normal; y
• Previa solicitud por escrito al Information Officer por correo electrónico o postal.

Las copias pueden obtenerse en formato impreso o electrónico. Puede aplicarse una tasa nominal para las copias impresas.

El Manual se revisará anualmente o cuando se produzcan cambios significativos para garantizar el cumplimiento continuo de la PAIA, la POPIA y otra legislación aplicable.