Manuel PAIA

1. DÉFINITIONS

2. INTRODUCTION

Le présent Manuel est établi conformément à la PAIA, qui donne effet à l'article 32 de la Constitution de la République d'Afrique du Sud. L'article 32 dispose que toute personne a le droit d'accéder à :

• toute information détenue par l'État ; et
• toute information détenue par une autre personne et nécessaire à l'exercice ou à la protection de tout droit.

L'objet de la PAIA est de favoriser une culture de transparence et de responsabilité au sein des organismes tant publics que privés en donnant effet à ce droit, et de promouvoir activement une société dans laquelle la population d'Afrique du Sud dispose d'un accès effectif à l'information.

YWO (Pty) Ltd (« YWO », « la Société », « nous » ou « notre ») est une société privée enregistrée en République d'Afrique du Sud, agréée et réglementée par la Financial Sector Conduct Authority (« FSCA ») sous la licence de prestataire de services financiers (« FSP ») No. 54357 pour la fourniture de services d'intermédiation en lien avec des produits dérivés. La Société exerce ses activités dans le cadre de la Financial Advisory and Intermediary Services Act 37 of 2002 (« FAIS »), telle que modifiée et en vigueur.

Aux fins de la PAIA et de la POPIA, YWO est classée comme Organisme privé au sens de l'article 1 de la Loi.

Le présent Manuel a été préparé afin de se conformer à l'article 51 de la PAIA et aux dispositions pertinentes de la POPIA, et doit être révisé chaque année ou chaque fois que des changements importants interviennent dans la structure ou les activités de la Société.

3. OBJET DU PRÉSENT MANUEL

Le présent Manuel PAIA est utile au public pour

3.1. vérifier les catégories de documents détenus par un organisme qui sont disponibles sans qu'une personne ait à soumettre une demande formelle au titre de la PAIA ;

3.2. disposer d'une compréhension suffisante de la manière de présenter une demande d'accès à un document de l'organisme, grâce à une description des sujets sur lesquels l'organisme détient des documents et des catégories de documents détenus pour chaque sujet ;

3.3. connaître la description des documents de l'organisme qui sont disponibles conformément à toute autre législation ;

3.4. accéder à toutes les coordonnées pertinentes de l'Information Officer et du Deputy Information Officer qui assisteront le public concernant les documents auxquels il souhaite accéder ;

3.5. connaître la description du guide sur l'utilisation de la PAIA, tel que mis à jour par le Régulateur, et la manière d'y accéder ;

3.6. savoir si l'organisme traite des informations personnelles, la finalité du traitement des informations personnelles et la description des catégories de personnes concernées et des informations ou catégories d'informations s'y rapportant ;

3.7. connaître la description des catégories de personnes concernées et des informations ou catégories d'informations s'y rapportant ;

3.8. connaître les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les informations personnelles peuvent être communiquées ;

3.9. savoir si l'organisme a prévu de transférer ou de traiter des informations personnelles en dehors de la République d'Afrique du Sud, ainsi que les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les informations personnelles peuvent être communiquées ;

3.10. savoir si l'organisme dispose de mesures de sécurité appropriées pour garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations personnelles destinées à être traitées.

4. COORDONNÉES CLÉS POUR L'ACCÈS AUX INFORMATIONS DE LA SOCIÉTÉ

Raison sociale YWO (PTY) LTD Numéro de constitution 2024/339763/07 Licence FSP 54357 Adresse du siège social et adresse postale 29 First Avenue East, Parktown North, Johannesburg, Gauteng, 2193, South Africa Information Officer Priyesh Sathdav Deputy Information Officer Seth Michael Baring Pemberton Adresse e-mail support@ywo.com

5. GUIDE SUR L'UTILISATION DE LA PAIA ET COMMENT Y ACCÉDER

5.1. Le Régulateur a, conformément à l'article 10(1) de la PAIA, telle que modifiée, mis à jour et rendu disponible le Guide révisé sur l'utilisation de la PAIA (le « Guide »), sous une forme et d'une manière facilement compréhensibles, comme peut raisonnablement l'exiger toute personne souhaitant exercer un droit prévu par la PAIA et la POPIA.

5.2. Le Guide est disponible dans chacune des langues officielles ainsi qu'en braille.

5.3. Le Guide susmentionné contient la description de :

5.3.1. les objets de la PAIA et de la POPIA ;

5.3.2. l'adresse postale et l'adresse physique, les numéros de téléphone et de télécopie et, le cas échéant, l'adresse électronique de :

• l'Information Officer de chaque organisme public, et
• chaque Deputy Information Officer de chaque organisme public et privé désigné conformément à l'article 17(1) de la PAIA et à l'article 56 de la POPIA ;

5.3.3. les modalités et la forme d'une demande :

• d'accès à un document d'un organisme public visé à l'article 11 (1) de la PAIA ; et
• d'accès à un document d'un organisme privé visé à l'article 50 (1) de la PAIA ;

5.3.4. l'assistance disponible auprès de l'IO d'un organisme public au titre de la PAIA et de la POPIA ;

5.3.5. l'assistance disponible auprès du Régulateur au titre de la PAIA et de la POPIA ;

5.3.6. toutes les voies de recours disponibles en droit concernant un acte ou une omission portant sur un droit ou une obligation conféré ou imposé par la PAIA et la POPIA, y compris les modalités d'introduction :

• d'un recours interne ;
• d'une plainte auprès du Régulateur ; et
• d'une requête devant un tribunal contre une décision de l'Information Officer d'un organisme public, une décision rendue sur recours interne, une décision du Régulateur ou une décision du responsable d'un organisme privé ;

5.3.7. les dispositions des articles 14(1) et 51 (1) de la PAIA imposant respectivement à un organisme public et à un organisme privé d'établir un manuel, ainsi que la manière d'accéder à un manuel ;

5.3.8. les dispositions des articles 15(1) et 52(1) de la PAIA prévoyant la divulgation volontaire de catégories de documents par un organisme public et un organisme privé, respectivement ;

5.3.9. les avis émis en vertu des articles 22 (1) et 54 (1) de la PAIA concernant les frais à payer en relation avec les demandes d'accès ; et

5.3.10. les règlements pris en vertu de l'article 92 (1) de la PAIA.

5.4. Les membres du public peuvent consulter ou faire des copies du Guide dans les bureaux des organismes publics et privés, y compris le bureau du Régulateur, pendant les heures normales de travail

5.5. Le guide peut également être obtenu :

• Sur demande adressée à l'Information Officer, au moyen du formulaire prescrit « Form 01 » disponible sur le site web du Régulateur, sous la rubrique « Forms » https://inforegulator.org.za/paia/ et
• Directement auprès du Régulateur, via son site web, sous la rubrique « Forms » https://inforegulator.org.za/paia/ au moyen du « Form 01 »

6. CATÉGORIES DE DOCUMENTS DE YWO QUI SONT DISPONIBLES SANS QU'UNE PERSONNE AIT À DEMANDER L'ACCÈS

Comment accéder à ces documents :

• Y accéder directement depuis le site web de la Société : https://ywo-za.com/
• Ou en demander une copie par e-mail à : support@ywo.com

7. DOCUMENTS DISPONIBLES EN VERTU D'AUTRES LÉGISLATIONS

YWO est soumise, entre autres, aux lois suivantes et conserve des documents conformément à celles-ci :

• Companies Act, 71 of 2008
• Financial Advisory and Intermediary Services Act, 37 of 2002
• Financial Sector Regulation Act, 9 of 2017
• Financial Intelligence Centre Act, 38 of 2001
• Protection of Personal Information Act, 4 of 2013
• Basic Conditions of Employment Act, 75 of 1997
• Labour Relations Act, 66 of 1995
• Employment Equity Act, 55 of 1998
• Occupational Health and Safety Act, 85 of 1993
• Income Tax Act, 58 of 1962
• Unemployment Insurance Act, 63 of 2001
• Value-Added Tax Act, 89 of 1991
• Compensation for Occupational Injuries and Diseases Act, 130 of 1993
• Skills Development Act, 97 of 1998
• Prevention of Organised Crime Act, 121 of 1998
• Electronic Communications and Transactions Act, 25 of 2002

Remarque : bien que YWO ait fait de son mieux pour fournir une liste complète de la législation applicable, cette liste peut ne pas être exhaustive. Chaque fois qu'il est porté à l'attention de la Société qu'une législation existante ou nouvelle permet à un demandeur d'accéder à des documents sur un fondement autre que la PAIA, le présent Manuel sera mis à jour en conséquence. Les demandeurs doivent préciser le droit législatif invoqué afin de permettre à l'Information Officer d'examiner la demande à la lumière de celui-ci.

8. DESCRIPTION DES SUJETS SUR LESQUELS YWO DÉTIENT DES DOCUMENTS ET CATÉGORIES DE DOCUMENTS DÉTENUS POUR CHAQUE SUJET

Conformément à l'article 51(1)(e) de la PAIA, les sujets et catégories de documents suivants sont détenus par YWO. Il convient toutefois de noter que l'accès à ces documents n'est pas automatiquement garanti. Chaque demande sera examinée individuellement et évaluée conformément aux dispositions de la PAIA et de toute autre législation applicable.

9. TRAITEMENT DES INFORMATIONS PERSONNELLES

9.1. Finalité du traitement des informations personnelles

YWO traite les informations personnelles de manière licite et d'une manière raisonnable, pertinente et non excessive. La Société traite les informations personnelles à des fins comprenant :

• L'exploitation du site web et les analyses ;
• La réponse aux demandes de renseignements ;
• La distribution de lettres d'information (lorsque le consentement est donné) ;
• Les activités de marketing autorisées par la loi ;
• Les obligations légales et de conformité.

De plus amples détails sur le traitement figurent dans la Politique de confidentialité et de cookies de la Société, disponible à l'adresse https://ywo-za.com/

YWO ne traite pas d'informations relatives à l'identification, à la vérification, à l'intégration ou à la négociation des clients.

9.2. Description des catégories de personnes concernées et des informations s'y rapportant

9.3. Destinataires ou catégories de destinataires auxquels les informations personnelles peuvent être communiquées

La Société peut divulguer vos Informations personnelles aux catégories de destinataires suivantes, strictement selon le principe du besoin d'en connaître et à des fins commerciales ou juridiques légitimes.

• Les prestataires de services et conseillers spécialisés engagés pour fournir des services administratifs, juridiques, financiers, fiscaux, de conformité, d'assurance, informatiques, d'analyse, de marketing, de recherche, de cybersécurité ou d'autres services professionnels ;
• Les autorités ou organismes réglementaires, statutaires, répressifs ou gouvernementaux lorsque la divulgation est requise par la loi ou la réglementation ;
• Les prestataires tiers qui soutiennent le fonctionnement du site web, des systèmes et des outils de communication de la Société ;
• Les organisations participant à la fourniture de services d'hébergement, de stockage en nuage, d'analyse de données et de surveillance du trafic ;
• Les sociétés d'études de marché assistant la Société dans ses activités d'analyse ou d'évaluation des services ;
• L'Information Regulator ou toute autorité de contrôle, comme l'exigent la POPIA ou toute autre législation applicable ;
• Toute partie à laquelle la divulgation est nécessaire pour faire appliquer ou mettre en œuvre nos conditions, respecter des obligations contractuelles ou légales, ou protéger les droits, les biens ou la sécurité de la Société, de ses employés ou du public ;
• Toute entité ou tout conseiller impliqué dans une vente, un transfert, une restructuration ou une acquisition potentiels de tout ou partie des actifs ou des activités de la Société ;
• Tout tiers pour lequel vous avez donné votre consentement à une telle divulgation ;
• Toute personne légalement autorisée par vous

Nous nous efforçons de ne divulguer à ces tiers que le minimum d'Informations personnelles nécessaire à l'exécution de leurs obligations contractuelles envers la Société, et strictement selon le principe du besoin d'en connaître. Il est interdit à tous les prestataires de services tiers d'utiliser ou de partager les Informations personnelles à toute fin autre que la fourniture de services à la Société, et ils sont contractuellement tenus à des obligations de confidentialité et de protection des données applicables.

9.4. Flux transfrontaliers prévus d'informations personnelles

Lorsque des Informations personnelles sont transférées, stockées ou traitées en dehors de la République d'Afrique du Sud, la Société veillera à ce que ces transferts soient conformes à l'article 72 de la POPIA. La Société ne transférera des Informations personnelles à des tiers situés dans des juridictions étrangères que si celles-ci offrent un niveau adéquat de protection des données ou si des garanties contractuelles ou autres appropriées sont en place.

Tout transfert transfrontalier d'Informations personnelles sera limité à ce qui est nécessaire aux fonctions commerciales licites, à l'hébergement du site web, aux analyses ou aux exigences réglementaires. Tous ces transferts sont soumis à des garanties techniques, contractuelles et organisationnelles appropriées afin de garantir que les Informations personnelles restent adéquatement protégées à tout moment.

9.5. Mesures de sécurité de l'information

YWO met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables et appropriées pour garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations personnelles. Celles-ci comprennent, entre autres :

• Des systèmes de contrôle d'accès et d'authentification des utilisateurs ;
• Des pare-feu et des protections antivirus et anti-logiciels malveillants ;
• Des procédures de chiffrement des données et de sauvegarde sécurisée ;
• Un accès physique restreint aux systèmes d'information ;
• Une surveillance régulière, des tests de sécurité et la formation du personnel ; et
• Des processus de réponse aux incidents et de notification des violations de données.

10. PROCÉDURE DE DEMANDE D'ACCÈS AUX DOCUMENTS

10.1. Qui peut demander l'accès

Conformément à l'article 50 de la PAIA, un demandeur (personne physique ou morale) est en droit de demander l'accès à tout document d'un organisme privé si :

• Le document est nécessaire à l'exercice ou à la protection d'un droit ;
• Le demandeur satisfait aux exigences procédurales énoncées dans la PAIA ; et
• L'accès n'est pas refusé pour l'un des motifs énumérés au chapitre 4 de la Loi.

10.2. Comment soumettre une demande

Les demandes d'accès doivent être présentées au moyen du formulaire prescrit « Form 02 », disponible sur le site web du Régulateur sous la rubrique « Forms » https://inforegulator.org.za/paia/, et adressées à l'Information Officer. Les demandes peuvent être soumises par remise en main propre, par courrier ou par e-mail aux coordonnées indiquées à la section 4 du présent Manuel.

10.3. Forme et contenu de la demande

Le demandeur doit :

• Identifier clairement le ou les documents demandés ;
• Indiquer la forme d'accès requise (consultation, copie imprimée, e-mail, etc.) ;
• Préciser l'adresse postale ou l'adresse e-mail pour la correspondance ;
• Indiquer le droit exercé ou protégé et expliquer pourquoi le document est nécessaire à cette fin ;
• Fournir une preuve d'identité (copie certifiée conforme d'une pièce d'identité ou documents d'enregistrement de la société, le cas échéant) ; et
• Payer les frais de demande prescrits (le cas échéant).

10.4. Délai de réponse

La Société répondra dans un délai de 30 jours calendaires à compter de la réception d'une demande dûment complétée. Si un délai supplémentaire est nécessaire en raison de la nature ou du volume de la demande, une prolongation pouvant aller jusqu'à 30 jours supplémentaires pourra être communiquée par écrit au demandeur.

10.5. Notification de la décision L'Information Officer notifiera par écrit au demandeur si :

• La demande a été accordée (ainsi que les frais d'accès éventuellement dus) ; ou
• La demande a été refusée (ainsi que les motifs du refus, y compris les références aux dispositions pertinentes de la PAIA).

10.6. Motifs de refus

Les demandes peuvent être légalement refusées pour un ou plusieurs des motifs suivants, tels qu'énoncés aux articles 62–70 de la PAIA :

• La protection des informations personnelles de tiers ;
• La protection des informations commerciales ou financières confidentielles de tiers ;
• La protection des secrets d'affaires ou de la propriété intellectuelle ;
• La protection de la sécurité des personnes ou des biens ;
• La protection des documents couverts par un privilège de non-production dans le cadre de procédures judiciaires ; ou
• Si la demande est manifestement frivole ou vexatoire, ou implique un détournement déraisonnable de ressources.

10.7. Notification des tiers

Lorsqu'une demande porte sur des informations concernant un tiers, la Société doit notifier le tiers concerné conformément à l'article 71 de la PAIA, dans les 21 jours suivant la réception de la demande, en lui donnant la possibilité de présenter des observations sur la question de savoir si le document doit être divulgué.

11. FRAIS

Les frais sont payables conformément aux Regulations Relating to the Promotion of Access to Information, 2021, publiées par le Minister of Justice and Correctional Services.

12. VOIES DE RECOURS DISPONIBLES EN CAS DE REFUS

Si une demande d'accès est refusée ou réputée refusée (absence de réponse dans le délai prescrit), le demandeur peut :

12.1. Déposer une plainte Soumettre une plainte par écrit à l'Information Regulator conformément à l'article 77A de la PAIA, au moyen du formulaire de plainte prescrit disponible à l'adresse inforegulator.org.za/complaints/

12.2. Saisir un tribunal Le demandeur peut également saisir un tribunal compétent afin d'obtenir réparation en vertu de l'article 78 de la PAIA, après avoir épuisé les recours internes.

Toutes les plaintes et tous les recours doivent être soumis dans les 180 jours suivant la notification de la décision.

13. DISPONIBILITÉ DU MANUEL

Le présent Manuel peut être consulté ou téléchargé comme suit :

• Sur le site web de la Société : https://ywo-za.com/
• Au siège social de YWO pendant les heures normales d'ouverture ; et
• Sur demande écrite adressée à l'Information Officer par e-mail ou par courrier.

Des copies peuvent être obtenues en version papier ou électronique. Des frais symboliques peuvent s'appliquer pour les copies imprimées.

Le Manuel sera révisé chaque année ou chaque fois que des changements significatifs surviendront, afin de garantir une conformité continue avec la PAIA, la POPIA et toute autre législation applicable.